今回は、編集に関するショートカットの小技を５つご紹介します。
実際のデータ入力作業は、早さと正確さが求められるものです。いくら早くても、誤字・脱字が多かったり、また、いくら間違いがなくても、あまりに時間がかかりすぎたりすると結局あまりいい評価は得られません。そうした作業の効率化と正確さを求められている場合にこそ、ショートカットは非常に役に立ちます。
たくさんある編集用のショートカットですが、今回は、特に頻繁に使うものを５つ厳選していますので、ぜひ覚えてください。そして、周りに差をつけられたら、カッコイイですよ！
日付・時刻に関するショートカット
- 日付の入力：「Ctrlキー」＋「;（セミコロン）」
- 時刻の入力：「Ctrlキー」＋「:（コロン）」
日付を自動で入力する「TODAY関数」がありますが、こちらは、BOOKを開いた日付が自動で入力されるため、そのときの日付を入力するには向いていません。データを入力した日付を入れたい時に、「Ctrlキー」＋「;（セミコロン）」で一発で入力でき、しかも打ち間違いがありませんので正確です。
時刻はもっと複雑です。「NOW関数」は日付と時刻を表示してくれますが、TODAY関数同様、BOOKを開いたときの日付と時刻が表示されます。しかも、自動で日付と時刻が表示されますので、時刻だけ表示させたい時には、SUBSTR関数など文字列操作できる関数を使用して、時刻だけ切り取って表示させるという工夫が必要になります。その点、「Ctrlキー」＋「:（コロン）」は、時刻のみ表示してくれますので正確です。
セル内の編集と改行とセルのコメント
- セル内の編集：「F2キー」
- セル内の改行：「Altキー」＋「Enterキー」
- セルのコメント：「Shftキー」＋「F2キー」
何も入力されていないセルにデータを入力する場合は特に問題ありませんが、既にデータが入力されている場合、無条件にそのセルを指定して入力をはじめてしまうと前のデータが消去されてしまいます。ですので、いったん、セル内を編集モードにしてからじゃないと、前のデータを修正することができません。やり方は、そのセルに対して、マウスでダブルクリックをするか、関数指定の入力窓で入力するかです。これも手間ですよね。
そこで、「F2キー」で一発で編集モードにできます。マウスを使わず便利です。
そして、セル内の改行ですが、無条件にセル内にデータを入力して、改行させたくて、Enterキーを押すと、すぐ下のセルに移動してしまい、改行されません。そこで、「Altキー」＋「Enterキー」で延々とセル内を改行できます（笑）
最後は、セルのコメントです。何かセルにコメントを残したい時によく使います。「Shftキー」＋「F2キー」で以下のコメント入力テキストボックスが表示されます。
検索・置換
- 検索：「Ctrlキー」＋「F」
- 置換：「Ctrlキー」＋「H」
「Ctrlキー」＋「F」で以下の検索用ダイアログが表示されます。
「Ctrlキー」＋「H」で、右隣のタブにある置換用ダイアログが表示されます。
タブの移動は、「Ctrlキー」＋「PgUpキー」または、「Ctrlキー」＋「PgDnキー」で移動できます。
移動に関するショートカットは以下を参考にしてみてください。
EXCELショートカットで効率アップ！移動の手間を省く４つの小技
データ保存のショートカット
「Ctrlキー」＋「S」
バックアップはこまめに取りましょう！！意外と保存を疎かにすると、思わぬ失態を招くこともあります。Windowsが固まったり、ネットワークの調子がおかしくなったり、電源コードが抜けたり・・・ファイルを保存していない状態でこんなことになったら、苦労して仕上げたのが一瞬で水の泡になってしまいます。もう一度一から作り直しなんてなったら、もうパニックですよね。自動保存設定とかしていても完全に復活出来る保証はありません。ですので、「Ctrlキー」＋「S」でこまめに保存するくせをつけることをオススメします。
内容の取り消し
「ESCキー」
意外と知られていないかもしれませんが、この「ESCキー」は便利です。セル内の編集を途中で取り消したい時、いちいちバックスペースキーで文字を消さなくても、「ESCキー」で一発消去できます。また、検索などのダイアログを表示させたけどやっぱりやめたい時、図形などのオブジェクトを選択しているけど取り消したい時など、一発でなかったことにしてくれます（笑）
嫌なことはなかったことにしてほしいですよね（笑）
まとめ
今回は、私が現場でよく使う編集に関するショートカットを厳選しました。コピーの「Ctrlキー」＋「C」や貼り付けの「Ctrlキー」＋「V」はあえてとりあげませんでしたが、これらも特によく使いますね。もう基本中の基本です。少しでも作業スピードを早くそして入力を正確にできるように、覚えて使ってみてくださいね。
編集に関するショートカットは他にもたくさんありますので、また機会を見てとりあげてご紹介したいと思っています。
では、また。