傍から見ると、てきぱきと仕事をこなす人は、とても仕事ができるように見えます。
自分もああなりたいと憧れている新人の方も多いことでしょう。
てきぱきと仕事をこなすひとつの方法として、作業の効率を上げることが挙げられます。
作業の効率を上げることで、余裕も生まれ、落ち着いた状況で作業を行うことができます。
そのような状況であれば、ミスも少なく、質の高い成果物ができそうです。
そのためにも、効率を上げることが重要であると思われています。
ですが、仕事のスピードを上げることと作業の効率を上げることが必ずしもイコールではないということを知らない人が多いのも事実です。要は、勘違いをしているが多いということです。
ここでは、その違いを学んでください。
作業のスピードを上げるとは？
例えば、人にものを頼むとき、このようにしてくださいと手順を教えたり、必要なものを用意したりしたあとで、お願いすることが基本だと思います。
しかし、ある程度やったことある内容の作業であれば、みなを聞かずとも、何となく、こういうことだろうなと推測できてしまいます。
ですから、その推測の元、話を最後まで聞かず、作業をはじめてしまう場合があるでしょう。
そのほうが、作業のスピードを早めることができるからです。
このように、作業のスピードとは、作業を行う、実質的な作業時間のことをさすと考えることができます。
聞く時間を省いた分、作業を終わらせる時間が短縮できるという理屈です。
また、物理的に、タイピングのスピードを速くしたり、同じような文章が続く場合には、前の文章をコピーして、修正が必要な箇所だけを修正していくということも、作業のスピードを速めることにつながります。
ですが、よーく考えてみてください。
最初の例のように、推測で、こうだろうと見切り発車をしたあとに、実はちょっと違った作業内容も加わっていたとしたら、やり直しになることもあります。やり直しになれば、作業が終わる時間は、倍かかってしまう結果になるかもしれません。
一時的に、見切り発車をしたおかげで、予定の作業時間を短縮することができたかもしれません。この場合は、作業スピードが上がったと言えるでしょう。ですが、できあがった成果物は、役に立たないものになってしまいました。お願いしている内容のものではないからです。
話をろくに聞かず、推測で進めたことを効率化と呼ぶのでしょうか？その際に、タイピングの速さを速くしたり、コピーをふんだんに使い、修正が必要なところだけを修正するようにして作業スピードを上げたことが効率化なのでしょうか？
ここを勘違いしている人が多いのです。
効率化とは？
作業を効率化してよい場合とだめな場合を見極める簡単な考え方でも書いていますが、効率を上げるためには、その対となる目的がなくては意味をなさないのです。
その対となる目的の達成度合いを「効果」と呼びます。
つまり、効果があって（目的が達成されて）、はじめて、効率を上げる意義があるのです。
先の例の、話をろくに聞かず見切り発車した場合を考えてみると、効果はあったでしょうか？
様々な時間を短縮するための方法をとってはいますが、要求されたものができていなければ、何の意味もありません。作業スピードが早かろうが、遅かろうが、出来上がるものが見当違いのものであれば、意味がないのです。
このことは、システム開発の現場で日常的に行われていることです。
作業の効率を上げろ、工夫しろと言われて、様々工夫しますが、その肝心の効果を考えていない人が多すぎます。
何のために効率を上げるの？
と、考えたことがある人はどれくらいいるのでしょうか？
ほとんどいないのではないでしょうか？
勘の鋭い人ならば気づいているかもしれませんが、効率を上げるということは、要求されたことを速く、正確に行うための手段であるのです。そして、ここが重要ですが、正確に行うためには、コミュニケーション能力が欠かせないということです。
スピードだけ上げても意味がありません。
その要求を正確に早く仕上げるためにスピードを上げるのです。
正確に仕上げるためには、きちんと最終ゴールがどうなるのかを把握する必要があるのです。勝手な推測で、後々手直しをするようでは、結果的に効率など上げらないのです。
効率以前の話です。
仕事を速く行うことと効率を上げることはイコールではない理由
多くの人が勘違いをしていることが、仕事のスピードを早くし、作業の効率化を図るという考え方です。
実は、これは、「逆」なのです。
作業の効率を上げることで、必然的に、仕事のスピードが早くなるのです。仕事のスピードを上げるから、作業の効率が上がるわけではないのです。
その理由は、先にも述べていますが、要求された作業内容を正確に早く行うために、効率を上げるのであって、見当違いの成果物はいくら速く仕上がっても、作業効率を上げたことにはならないからです。
やり直しによって、結局、作業時間は想定より多くかかってしまうのです。作業の効率を悪くしているのが分かると思います。
「要求された作業を正確に早く行う」ということを考えてみると、作業効率を上げるということは、正確に早く、要求された作業を行うことをいうのです。そして、正確に行うためには、コミュニケーション能力が必要となるのです。
作業が終わったとき、どのような成果物になっているのか？時間はどれくらいだったのか？を確認するのが「効果」なのです。
違った認識のものが出来上がっている、想定よりも時間がかかっているという結果（効果）であれば、
作業効率化ができていないということになります。
逆に、想定した通りの成果物で、予定よりも早くできたという結果（効果）であれば、作業効率化ができたということになるのです。
そこを正しく認識し、作業効率を上げる工夫をするよう心がけてください。
カテゴリ：作業効率
