TODOリストの目的と効果的な使い方を理解する

目安時間:約 7分

TODOリストなるものに作業項目を列挙し、それに沿って作業を行う。

 

できるビジネスマンは、みんなTODOリストを効果的に使っているなどと言われています。

 

では、なぜできるビジネスマンはTODOリストを使っているのでしょうか?

 

別に使わなくても、仕事はできるはずです。

 

しかし、特に新人の人は、TODOリストを使うことで、飛躍的に仕事がはかどることを実感できると思います。

 

ここでは、作業を行う上で、TODOリストとは何か?その目的とは何かを把握してください。そして、これを効果的に使う方法も理解してください。

 

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TODOリストとは何か?その目的とは?

TODOリストとは何でしょうか?

 

直訳すると、「~するため」となります。

 

ですから、仕事を行うため、作業を行うための「リスト」がTODOリストとなります。

 

もう少し、分かりやすく言うと、行う作業を列挙した一覧です。

 

実は、プログラムもTODOリストのひとつと考えて良いでしょう。

 

やるべきことを手順に沿って、命令(作業)していくからです。命令の集まりがプログラムになります。

 

究極には、プログラミングは、TODOリストに沿ってプログラミング言語で命令を書いていく作業と言えます。

 

まあ、これは極端な話ですが、突き詰めればそういうことになります。

 

つまり、TODOリストとは、ある目的を果たすための作業を、あなたが実行できる作業単位に細分化(分割)し、順番を割り振り(優先順位)、一覧化したものなのです。そして、目的は、作業の漏れやムダをなくし、効率を上げることなのです。

 

作業の効率化を図る方法は分割と優先順位を考えると見えてくる

緊急度と重要度により作業の優先順位が決まることを理解する

 

 

細分化した作業項目に優先順位をつけて、TODOリストに書き込んでいきます。これを毎日の予定として作業に取り組んでいくわけです。

 

手帳やサイボーズのようなグループウェアなどでもTODOリストを見たことがあると思います。

 

スケジュールを立てるイメージに似ています。

 

 

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TODOリストの効果的な使い方とは?

TODOリストを効果的に使う方法は、いろいろあると思いますが、私がオススメする方法は、ずばり、アナログ的な使い方と、振り返りをするということです。

 

つまり、TODOリストを紙に印刷し、常に、手元に置いてすぐ見えるようにしておきます。

これは、思い込みをなくす効果があります。

 

わかったつもりで作業を行っていると、ついやり忘れてしまう作業が発生したりします。そのために、常にチェックできるように、手元に置いておくのです。

 

そして、作業が完了したら、終了時刻とチェックを手書きで記入するのです。そして、取り消し線を引いて、すっかり終わったというようにしてしまうことを推奨します。

イメージは以下の通りです。作業1、2が終了したので、終了時刻とチェックを塗りつぶし、最後に取り消し線を引いて、終わりにしています。

 

TODOリスト  2017年4月5日(水)

 

■作業1をする  予定(13:00~14:30)実績(13:00~15:00

■作業2をする  予定(14:30~15:30)実績(15:00~16:00

□作業3をする  予定(15:30~17:30)実績(   ~   )

 

 

TODOリストを紙に出し、手書きで記入することは、脳を活性化させます。そして、より達成感を感じやすくなります。

 

EXCELやツール、グループウェアなどのTODOリストに記入するよりも、紙に自分の手で書き込んだほうがより達成感を感じられます。

 

書き込むことで、作業が楽しくなることもあります。

 

これを習慣化することができてしまえば、TODOリストがなくても、自分で作業を効率的に組み立てられるようになります。そこまでできるようになれば、かなりのできるビジネスマン、できるIT技術者になっているはずです。

 

そして、1日の終わりには、作業の振り返りをします。

 

上記の例では、作業1、2ともに、予定よりも遅れてしまっています。その理由を分析するのです。なぜ遅れたのか?

 

そもそも無理な予定だったのか?作業自体をもっと細分化したほうがよかったのか?などといろいろと理由が見えてきて、次の作業に活かすことができるようになるのです。これらを繰り返すことで、だんだん作業の質も向上していきます。

 

そして、効率よく作業を組み立てられるようになっていくのです。

 

常にチェックできるように手元に紙を置いておき、作業が終わるたびに、塗りつぶしと線を引いていくことで、小さな達成感を味わうことができるのでオススメです。

 

そして、作業の振り返りをすることで、理由を分析し、作業の質を高めていくことができるようになり、作業のムダや漏れに気づくことができるようにもなります。

 

これらを繰り返すことで、全体的な作業の効率化を図ることにもつながるのです。

 

各自で工夫しながら、自分がやりやすく効果的な方法を考えてみてください。また、1日の作業の振り返りを行うことで、さまざまな問題にも対応できるようになりますので、この考え方をぜひ理解してください。

 

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カテゴリ:作業効率 

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